Ehi, tu… Sì, proprio tu: stiamo organizzando le attività per i volontari per IAD15, abbiamo bisogno di te!
Abbiamo creato un modulo in cui puoi indicarci le tue disponibilità (trovi il link in fondo alla pagina).
Ti chiediamo di compilarlo entro Giovedì 15 Ottobre alle ore 20:00.
Nel modulo puoi esprimere tutte le tue preferenze, ma saremo noi ad allocare le persone ai vari ruoli per coprirli nel modo migliore, cercando comunque di rispettare il più possibile le preferenze personali.
Ad esempio, il venerdì potresti essere disponibile a fare da assistente in modo indifferente per la sala A o B: tu indicaci entrambe le opzioni nel modulo, magari mettendo nel commento finale un’eventuale preferenza. Poi in base alle disponibilità dei vari volontari, decideremo se farti fare da assistente per la sala A o B, cercando ovviamente di non sovraccaricarti di lavoro!
Prima di compilare il modulo, vogliamo descriverti le attività necessarie ed i relativi requisiti.
Assistente di sala per i workshop (venerdì)
- Presidia la stessa sala per tutta la giornata
- Avrà a disposizione l’elenco degli iscritti ai workshop: dovrà registrare chi effettivamente partecipa ed evitare che entrino persone non iscritte.
- Deve essere in grado di gestire eventuali problematiche tecniche: configurazione del microfono per gli speaker, collegare il proiettore, wifi, …
- Supporto tecnico ai partecipanti al workshop, in particolare per i workshop “hands on”: es. nel caso ci siano problemi con l’alimentazione dei notebook dei partecipanti, etc…
- Deve gestire i tempi (durata del workshop)
- L’assistente di sala di fatto può seguire il workshop, dando comunque priorità alle problematiche tecniche che emergono. Per questo, può essere fatto anche da chi non è iscritto ai workshop.
- NOTA: si terrà un briefing un po’ prima dell’inizio della giornata, per istruire i volontari su come dare supporto.
Assistente di sala per le sessioni (sabato)
- Presidia la stessa sala per tutta la giornata
- Deve essere in grado di gestire eventuali problematiche tecniche: configurazione del microfono per gli speaker, collegare il proiettore, wifi, …
- Eventuale supporto ai ragazzi che si occupano delle registrazioni video
- Deve gestire i tempi (durata delle sessioni)
- L’assistente di sala di fatto può seguire le sessioni, dando comunque priorità alle problematiche tecniche che emergono.
- NOTA: si terrà un briefing un po’ prima dell’inizio della giornata, per istruire i volontari su come dare supporto.
Assistente ai Coffee Break e al pranzo del sabato
- Ricevere il personale del catering che consegnerà i prodotti
- Allestire i tavoli con il buffet per i 2 coffee break (ore 10.30 e ore 15.30 indicativamente)
- Aiutare nella distribuzione dei sacchetti con il pranzo (ore 13.00 indicativamente)
- Presidiare i tavoli affinchè tutto si svolga correttamente
- A fine giornata, in caso di rimanenze, gestire il rapporto con la Caritas che verrà a ritirare
- Al di fuori dei 3 momenti di ristoro (1/2 ora prima e 1/2 ora dopo), gli assistenti potranno seguire le sessioni della conferenza
Preparazione allestimenti per il sabato, fatta il venerdì pomeriggio
- Predisposizione di banchetti, materiale informativo, etc… per la conferenza del giorno successivo
- Riempimento delle borsine contenenti opuscoli e gadget degli sponsor
- E’ richiesta disponibilità nel pomeriggio di venerdì. Valuteremo a partire da che ora in base a quanti volontari abbiamo a disposizione.
Reception (sabato)
La disponibilità richiesta ai volontari varia in base a quante persone sono disponibili a svolgere questa attività.
- L’attività consiste nel ricevere i partecipanti alla conferenza, verificare la loro iscrizione, consegnargli badge e borsina con i gadget, consegnare la maglietta a chi l’ha acquistata)
- Il tavolo della reception va presidiato tutto il giorno, e fungerà anche da banco informazioni. In base al numero di volontari disponibili per questa attività, predisporremo dei turni in modo che tra un turno e l’altro i volontari possano seguire alcune sessioni della conferenza
- Il venerdì non va gestita la parte di registrazione partecipanti, in quanto già svolta dagli assistenti di sala dei workshop.
Il modulo lo trovi qui: http://goo.gl/forms/Y4QK2f8qcP
Per eventuali ulteriori informazioni puoi fare riferimento a Alessandro Giardina (idngarda@gmail.com) e Andrea Piovani (a.piovani@gmail.com).
